Note spese dei dipendenti in trasferta, così la conservazione elettronica dei documenti - Quotidiano del Fisco dell' 15/10/2019

di Fabio Giordano, comitato tecnico AssoSoftware

In questi ultimi mesi l’agenzia delle Entrate è stata prodiga di chiarimenti, forniti con una serie di interpelli che - seppur inerenti quesiti specifici - contengono una serie di informazioni di interesse generale, utili a tutti gli operatori.

È il caso della risposta a interpello 388/2019 del 20 settembre scorso , inerente alla dematerializzazione e alla conservazione delle note spese e dei giustificativi dei dipendenti “trasfertisti” (ricevute di taxi, titoli di viaggio su mezzi di trasporto pubblico, copie cartacee di fatture ricevute da soggetti extra Ue, eccetera) che la società istante desidera effettuare attraverso un sistema informatico gestionale, con la quale l’agenzia delle Entrate ripercorre le linee guida della conservazione digitale di tutti i documenti analogici a valenza fiscale che l’impresa decide di conservare. Con alcuni chiarimenti che è sempre utile tenere a mente, anche se non si hanno dipendenti.

I quesiti posti dalla società riguardano:
•la possibilità di considerare sia la nota spesa, che i relativi giustificativi, come documenti originali «non unici», al fine di evitare l’intervento del notaio o del pubblico ufficiale, previsto dall’articolo 4, comma 2, del Dm 17 giugno 2014;
•la possibilità di conservare tali documenti secondo le regole di cui all’articolo 4, comma 1, che disciplina gli obblighi da osservare per la dematerializzazione di documenti e scritture analogici rilevanti ai fini tributari;
•la correttezza del processo di conservazione che intende adottare, in relazione alla normativa di riferimento.

Documenti originali «unici» e «non unici»
La prima preoccupazione di chi decide di adottare un sistema di conservazione digitale di documenti analogici, riguarda la possibilità di non ricadere nella disposizione di cui all’articolo 4, comma 2, del Dm 17 giugno 2014, che prevede che ai fini fiscali la conformità all’originale delle copie informatiche e delle copie per immagine su supporto informatico di documenti analogici originali «unici» deve necessariamente essere autenticata da un notaio o da altro pubblico ufficiale a ciò autorizzato. Quindi occorre innanzitutto essere certi che i documenti che si vogliono conservare possano essere considerati documenti originali «non unici». Sul punto l’agenzia delle Entrate, nella sua risposta, puntualizza due concetti.

•Il primo è che la nota spese compilata dal dipendente, anche qualora compilata in formato analogico, può essere considerata un documento originale «non unico» in base ai chiarimenti forniti con la risoluzione 161/E/2007, secondo cui «se si utilizza una modalità analitica di rimborso spese ai dipendenti e insieme alla nota spese sono conservati i documenti giustificativi della stessa, la nota può rientrare nel novero dei documenti analogici originali “non unici”, qualora sia possibile ricostruirne il contenuto attraverso la combinazione dei predetti documenti giustificativi e dei dati risultanti dalla contabilità».

•Il secondo è che i giustificativi allegati alle note spese trovano generalmente corrispondenza nella contabilità dei cedenti o prestatori tenuti agli adempimenti fiscali. Di conseguenza la loro natura è quella di documenti analogici originali «non unici», in base all’articolo 1, lettera v), del Dlgs 822005, (di seguito Cad), che qualifica come tali «i documenti per i quali sia possibile risalire al loro contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi».

E fin qui tutto bene. L’agenzia delle Entrate prosegue poi affermando che «se, tuttavia, il giustificativo allegato alla nota spese non consente di risalire al suo contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi, allora lo stesso ha natura di documento analogico originale “unico”, la cui conservazione sostitutiva necessita dell’intervento del pubblico ufficiale». È chiaro che questa posizione, formalmente ineccepibile, si scontra con le esigenze operative, che non permettono di prevedere se un determinato documento giustificativo, allegato dal dipendente, sia o meno presente nella contabilità della controparte e quindi sia «non unico» o «unico».

È vero, quindi, che alcune tipologie di documenti potrebbero essere escluse a priori dalla conservazione digitale (come ad esempio le ricevute dei taxi, che quasi mai trovano un corrispondente riscontro nella contabilità del taxista), tuttavia non è pensabile da una parte escludere una parte dei documenti giustificativi dal processo - il che farebbe venir meno tutti i vantaggi della digitalizzazione - dall’altra addirittura vagliarne l’unicità uno a uno.

L’agenzia delle Entrate, peraltro, inserisce tale precisazione solo dopo aver affermato che «il processo di conservazione elettronica dei giustificativi allegati alle note spese dei trasfertisti è correttamente perfezionato, in base al combinato disposto degli articoli 3 e 4 del Dm 17 giugno 2014, senza necessità che un pubblico ufficiale attesti, ai sensi del comma 2 del citato articolo 4, la conformità all’originale delle copie informatiche e delle copie per immagine su supporto informatico».

Come dire che l’agenzia delle Entrate conferma che la procedura di conservazione che l’istante intende adottare di fatto va bene, ma poi ricorda che le disposizioni del Cad, se essere letteralmente intese, potrebbero rendere il processo di conservazione non applicabile ad alcuni documenti.

Chiaramente come AssoSoftware non possiamo che ritenere validamente attivato un siffatto processo di conservazione per tutti i documenti, compresi i giustificativi dei rimborsi spese (di importo generalmente esiguo) formalmente «unici», stante che la volontà del legislatore è chiaramente quella di rafforzare il processo di conservazione in relazione a quelli che sono documenti di importanza rilevante, tanto da giustificare la presenza del notaio o del pubblico ufficiale. Dando quindi prevalenza alla sostanza piuttosto che alla forma.

Conformità del processo di conservazione
La società istante, al fine di ottenere il benestare da parte dell’agenzia delle Entrate circa la corretta impostazione del processo di conservazione che intende adottare in riferimento alla normativa vigente, nell’interpello descrive in modo molto articolato le varie fasi del processo e fornisce molti dettagli anche in relazione alla soluzione informatica che intende implementare.

In estrema sintesi tale processo prevede:
•la consegna del giustificativo, per scansione (immagine), da parte del trasfertista, sulla piattaforma informatica dell’istante. L’immagine del giustificativo consegnato può essere considerata da subito un documento informatico fiscalmente rilevante in base all’articolo 20, comma 1-bis, del Cad, in quanto il sistema associa il documento al suo autore e ne garantisce l’integrità, l’immodificabilità e la leggibilità;
•a seguire, il trasfertista associa l’immagine del giustificativo a una determinata voce di spesa e crea a sistema la nota spese;
•a seguito della contabilizzazione e registrazione della nota spese, il sistema attiva il processo di archiviazione dei documenti digitali contenenti le informazioni relative alle note spese e ai giustificativi;
•infine viene effettuato l’invio dei dati al responsabile della conservazione sostitutiva, che appone la firma digitale e il riferimento temporale, al fine di garantire data, integrità e autenticità del documento informatico;
•a questo punto può avvenire la distruzione dei giustificativi analogici, senza l’intervento del pubblico ufficiale (stante il distinguo tra i documenti «non unici» e «unici» di cui sopra).

In risposta al quesito, l’agenzia delle Entrate ricorda che la conformità del processo di conservazione con la normativa di riferimento, si richiama sinteticamente l’articolo 3, del Dm 17 giugno 2014, che prescrive:
•il rispetto del codice civile, del Cad e delle relative regole tecniche, nonché delle altre norme tributarie sulla corretta tenuta della contabilità;
•la presenza di funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni dagli archivi informatici in relazione almeno al cognome, al nome, alla denominazione, al codice fiscale, alla partita Iva, alla data o associazioni logiche di questi ultimi;
•l’apposizione, a conclusione del processo di conservazione, di un riferimento temporale opponibile a terzi sul pacchetto di archiviazione.

Pertanto secondo l’agenzia delle Entrate, nella misura in cui il processo ipotizzato dalla società istante soddisfa i predetti requisiti, deve ritenersi conforme alla normativa di riferimento ed è quindi possibile conservare in modalità elettronica le note spese e i relativi giustificativi, e successivamente distruggere gli originali analogici.

Le prospettive
Nulla che già non sapessimo, ma non fa mai male fare un ripasso di quelle che sono regole complesse da acquisire, ma che poi una volta assimilate non destano particolari criticità. Spiace solo il voler cercare il pelo nell’uovo, laddove non c’è. È vero che il Cad ha regole precise e anche giuste, però il tutto va sempre inteso col buon senso.

È davvero necessario dover ricorrere al pubblico ufficiale per conservare le ricevute del taxi? Sicuramente no, in quanto non è quello l’intento del legislatore quando ha scritto la norma, con la quale voleva chiaramente garantire che vi fossero le giuste garanzie per la conservazione dei documenti di importanza rilevante, tali da giustificare la presenza del notaio o del pubblico ufficiale.